U zavisnosti od toga kojim se poslom bavite i u kojoj kompaniji radite, možda će od vas biti zatraženo da putujete iz poslovnih razloga. Kao i za svako drugo putovanje, i ovde je veoma važno da se dobro pripremite pre nego što krenete na put.
Pre svega, pravilna priprema će vam omogućiti bezbedno putovanje, zatim, ostavićete dobar utisak na kolege i saradnike, i na kraju, ostvarićete ciljeve vašeg putovanja. Ako pri ruci imate sve što vam je potrebno, lako ćete rešiti sve neočekivane situacije koje bi mogle nastati tokom poslovnog putovanja, poput trenutnog zahteva vaših vernih klijenata za njima važnim informacijama ili sličnih neplaniranih poslovnih upita.
Evo nekoliko univerzalnih saveta koji vam mogu pomoći da vaše službeno putovanje bude opušteno i uspešno, bilo da putujete sopstvenim automobilom, autobusom, vozom ili avionom.
#1 Spakujte osnovne stvari
Ponesite sa sobom samo neophodnu odeću, ali ipak dovoljno komada koji će pokriti vaše potrebe tokom čitavog putovanja. Neka ona bude udobna i prikladna za događaje na koje idete.
Odeća za poslovno putovanje treba da odgovara kodeksu oblačenja ili pravilima kompanije, odnosno kulturi zemlje ako putujete u inostranstvo. Iako putujete zbog posla, tokom boravka možete neko vreme provesti i van kancelarije, konferencijske ili sale za sastanke.
Zato će vam biti potrebna i garderoba za neke druge aktivnosti, pa razmislite o svečanoj odeći, patikama i trenerkama za vežbanje i slično. Sve zavisi od vaših afiniteta i planova.
Osim odevnih predmeta i toaletnog pribora, ne zaboravite da spakujete i svoje elektronske uređaje, kao i punjače i adaptere za njih.
Bilo bi dobro da sve spakujete u kofer ili ranac koji je lako prepoznatljiv i koji se razlikuje od drugih. Poslovni rančevi raznih dimenzija sa natpisom vaše firme ili poslovnim sloganom, dobar su način za promociju vašeg poslovanja, ali i kako biste vaš prtljag lakše prepoznali u gomili putnih torbi na aerodromu ili stanici (ako putujete avionom, vozom, autobusom). Osim toga, oni su dizajnirani upravo za poslovna putovanja, sa pregradama u kojima će stati vaš laptop i sav drugi materijal neophodan za sastanke.
#2 Rezervišite karte i smeštaj
Bilo da putujete avionom, autobusom ili vozom, rezervišite svoje mesto na vreme. Kada rezervišete putnu kartu, možete ostatak vremena potrošiti na traženje najbolje opcije za smeštaj u pogledu kvaliteta, cene ali i udaljenosti od mesta sastanaka.
Svakako nećete biti oduševljeni ako smeštaj pronađete daleko od mesta na kome će se održati sastanci. Naravno, najbolja opcija je smeštaj u istom kompleksu ili zgradi u kojoj se organizuju predavanja, prezentacije ili seminar kom želite prisustvovati.
#3 Pogledajte vremensku prognozu
Veliki broj ljudi voli da putuje, pa makar to bilo i iz poslovnih razloga. Međutim, često zbog pripreme za sam sastanak zaborave da provere kakvo ih vreme očekuje u gradu u kome će odsesti.
Bez obzira na doba godine, uvek je pametno pogledati vremensku prognozu za dane kada ste na poslovnom putovanju. Na osnovu prognoze možete se pravilno spakovati i nećete biti iznenađeni vremenskim uslovima koji mogu da vas dočekaju. Ako prognoza predviđa promenljivo vreme, razmislite o tome da spakujete i različitu vrstu odeće, kako biste se lako mogli prilagoditi vremenskim prilikama.
#4 Unapred obezbedite sve bitne brojeve telefona i adrese
Važno je da u vašem pametnom telefonu ili notesu imate sve bitne brojeve telefona ili adrese koje su vam od značaja za poslovno putovanje. Ovaj mali korak pomoći će vam da sve završavate na vreme tokom poslovnog putovanja.
Takođe, napravite plan putovanja. U zavisnosti od svrhe vašeg puta, obavezno istražite ključne detalje, kao što su: ljudi sa kojima ćete se susresti, mesta koja ćete posetiti, kodeks oblačenja, mesto sastanka, oprema koja će vam biti potrebna ako držite prezentaciju, zaštitna oprema ako posećujete gradilišta ili neku fabriku i sl.
#5 Odštampajte potrebne poslovne materijale unapred
Bilo bi dobro da sve materijale koji će vam biti potrebni za sastanak ranije odštampate ili se raspitajte da li u poslovnoj kancelariju u koju idete možete odštampati ono što će vam biti potrebno.
Razmislite o tome da elektronsku verziju materijala ostavite na laptopu ili u oblaku, kako biste po potrebi mogli da ažurirate dokumente koji su vam neophodni. Ovo bi moglo da vam pomogne da budete spremni za sve izazove koji vas očekuju na poslovnom putovanju, i da na dohvat ruke imate sve što vam je potrebno.
#6 Vodite računa o dodatnim troškovima
Kada putujete na službeni put, kompanija koja vas šalje obično će vam unapred dati novac ili obezbediti smeštaj i dati dnevnice kako biste mogli da bez problema prisustvujete zakazanom sastanku/sastancima.
Međutim, ako to nije slučaj, ne zaboravite da čuvate sve dokaze o potrošnji novca, od računa za gorivo i putne karte, pa sve do računa za smeštaj, kako biste kada se vratite mogli da refundirate troškove putovanja. Ne bi bilo loše da fotografišete i napravite kopije računa na mobilnom telefonu, za svaki slučaj.
#7 Naspavajte se dobro
Kada prisustvujete važnim sastancima, vrlo je važno da budete odmorni. Ako je to moguće, poslovne sastanke zakažite nakon što se smestite i odmorite od puta. Ovo je posebno važno ukoliko putujete u inostranstvo, menjate vremenske zone ili ste putovali tokom noći.
Ako imate ugovoren poslovni sastanak odmah nakon dolaska u mesto njegovog održavanja, probajte da se odmorite ili odspavate u toku puta. Bilo bi korisno spakovati čepove za uši, slušalice, jastuk za vrat i slične rekvizite koji će vaše putovanje učiniti komfornijim.
#8 Ako su u pitanju međunarodna putovanja, potrebno je još…
Pre putovanja u inostranstvo proverite sva ograničenja koja su bitna za vas, poput nekih specifičnih zakona ili zabrana koje važe u zemlji u koju putujete.
Informišite se o troškovima rominga, kao i o tome koju mrežu je najpovoljnije koristiti kako vaši telefonski računi kada se vratite kući ne bi bili previsoki. Ako ste u mogućnosti, najbolje bi bilo da korisite Wi-Fi mrežu i neku od aplikacija poput Viber-a, Messenger-a, Zoom-a i sličnih, koje vam nude besplatne pozive ka drugim korisncima.
Proučite vizni režim. Za ulazak u neke zemlje potrebno je da imate vizu. Na ulasku će vam carinici tražiti pasoš i odgovarajuća dokumenta koja su propisana zakonima te zemlje.Ne zaboravite da je to sada posebno specifično u vreme Covid-19 pandemije).
Dobra ideja je i da se upoznate sa osnovnim frazama jezika zemlje u koju odlazite, kako biste lakše mogli da se sporazumete i informišete se o osnovnim stvarima od lokalnog stanovništva.
Takođe bi bilo dobro i da se upoznate sa kulturom lokalne zajednice. Svaka zemlja, pa čak i posebni regioni, imaju svoje običaje i pravila prihvatljivog i pristojnog ponašanja. Ono što se u jednoj zemlji smatra normalnim, u nekim drugim se smatra nepristojnim ponašanjem. To se posebno odnosi na muslimanske zemlje gde vladaju stroga verska pravila.
Tokom boravka u stranoj zemlji bilo bi dobro da pasoš i sve druge važne dokumente, kao i dragocenosti poput vrednog nakita, dodatnih platnih kartica, elektronskih uređaja (osim mobilnog telefona koji ćete naravno nositit sa vama) držite u hotelskoj sobi ili još bolje u sefu.
Da ne zaboravimo, za boravke u inostranstvu duže od 90 dana potrebno je prijaviti se nadležnom organu, i prijaviti se ponovo u roku od osam dana od dana povratka u zemlju.Iako putovanje u poslovne svrhe može biti naporno i iscrpljujuće, ono se isto tako može pretvoriti i u divno iskustvo koje može pozitivno uticati na vašu poslovnu karijeru. Pridržavajte se ovih saveta i uz malo sreće vratićete se sa službenog putovanja ispunjeni i na profesionalnom i na ličnom nivou.
